Kanban: Wie es funktioniert, wofür es genutzt wird und wo seine Grenzen liegen
- Hicham Zaggoti
- 20. Feb.
- 3 Min. Lesezeit
In einer Welt, in der Aufgaben und Projekte immer komplexer werden, braucht es Methoden, um den Überblick zu behalten. Kanban ist eine agile Arbeitsmethode, die visuelle Prozesssteuerung mit Flexibilität kombiniert. Doch wie funktioniert Kanban eigentlich, wofür eignet es sich und wo liegen seine Grenzen?
In diesem Artikel erfährst du, wie Kanban Teams hilft, effizienter zu arbeiten, und wann es vielleicht nicht die beste Wahl ist.
1. Was ist Kanban?
Kanban ist eine visuelle Methode zur Prozessoptimierung, die ursprünglich aus der japanischen Automobilindustrie stammt. Toyota entwickelte Kanban in den 1940er Jahren, um Materialflüsse in der Produktion zu steuern. Später wurde das Konzept auf Softwareentwicklung und Projektmanagement übertragen.
Das Ziel von Kanban ist es, Arbeitsschritte transparent zu machen, Engpässe zu identifizieren und den Workflow kontinuierlich zu verbessern.
Kerngedanke von Kanban: „Arbeit sichtbar machen, den Fluss optimieren und kontinuierlich verbessern.“
Wie funktioniert Kanban?
Das Herzstück von Kanban ist das Kanban-Board, das die verschiedenen Phasen eines Prozesses abbildet.
Die typischen Kanban-Spalten:
To Do - Aufgaben, die noch erledigt werden müssen
In Progress - Aufgaben an denen gerade gearbeitet wird
Done - Abgeschlossene Aufgaben
Arbeitsweise:
Aufgaben (z. B. als Post-its oder digitale Karten) werden von links nach rechts bewegt.
Es gibt eine Begrenzung für die Anzahl gleichzeitiger Aufgaben pro Spalte (WIP-Limit – Work in Progress Limit), um Überlastung zu vermeiden.
Regelmäßige Meetings helfen, Blockaden zu erkennen und den Workflow zu verbessern.
💡 Tipp: Digitale Tools wie Trello, Jira oder Asana ermöglichen die Anwendung von Kanban in Remote-Teams.
Wofür wird Kanban genutzt?
Kanban ist extrem vielseitig und wird in verschiedenen Bereichen eingesetzt:
✔ Softwareentwicklung – Zur besseren Steuerung von Entwicklungsprozessen
✔ IT & Support-Teams – Um Tickets effizienter zu verwalten
✔ Marketing & Content-Erstellung – Planung und Organisation von Kampagnen
✔ HR & Recruiting – Transparente Verwaltung von Bewerbungsprozessen
✔ Produktion & Logistik – Ursprüngliche Einsatzgebiete für Materialfluss-Steuerung
Egal ob Start-up, Mittelständler oder Großkonzern – Kanban hilft Teams, ihre Arbeit besser zu organisieren und Prozesse effizienter zu gestalten.
Vorteile von Kanban - Warum es funktioniert
Kanban ist besonders für Teams geeignet, die flexibel auf Änderungen reagieren müssen und ihre Effizienz steigern wollen.
✔ Transparenz & bessere Übersicht – Jeder sieht, woran gearbeitet wird.
✔ Flexibilität – Neue Aufgaben können jederzeit hinzugefügt werden.
✔ Weniger Überlastung – Durch WIP-Limits werden Teams nicht überfordert.
✔ Schnellere Durchlaufzeiten – Engpässe werden früh erkannt.
✔ Einfache Implementierung – Kanban kann mit bestehenden Prozessen kombiniert werden.
Kanban ist ideal für Teams, die eine agile, schlanke Methode zur Workflow-Optimierung suchen.
5. Schwächen und Herausforderungen von Kanban
Trotz der vielen Vorteile hat Kanban auch einige Grenzen und Herausforderungen:
❌ Ungeeignet für streng strukturierte Projekte – Kanban bietet keine klaren Phasen wie Scrum oder Wasserfall.
❌ Keine festen Rollen – Es gibt keinen definierten „Projektleiter“, was zu Unsicherheiten führen kann.
❌ Kann bei unklaren Prioritäten chaotisch werden – Ohne klare Regeln kann es passieren, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden.
❌ Nicht für jedes Team geeignet – Besonders in Unternehmen mit festen Hierarchien oder strikten Prozessen kann Kanban schwer umsetzbar sein.
💡 Tipp: Kanban funktioniert am besten, wenn Teams autonom arbeiten können und eine klare Priorisierung der Aufgaben gegeben ist.
Fazit: Wann lohnt sich Kanban?
Kanban ist eine leistungsstarke Methode für Teams, die Prozesse optimieren und flexibel auf neue Anforderungen reagieren wollen. Besonders in dynamischen Umfeldern wie IT, Marketing und Produktion bietet Kanban einen klaren Mehrwert.
Ideal für: Teams, die Transparenz und Flexibilität brauchen
Nicht ideal für: Projekte mit starren Strukturen und klaren Deadlines
Wenn du ein einfaches, flexibles System zur Prozessoptimierung suchst, dann könnte Kanban genau das Richtige für dich sein!
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